Administrar alquileres en Excel: dónde se rompe
Muchas carteras se administran con una planilla de Excel, y no por casualidad: es gratis, la entiende cualquiera y hace exactamente lo que le pedís. Ése es el problema: en un alquiler hay cosas que nadie se acuerda de pedir. Éstos son los seis lugares donde se rompe sin avisar.
1. El ajuste que se olvida
Con treinta contratos que ajustan cada tres, cuatro o seis meses, todos los meses le toca a alguien. La planilla no te avisa: tenés que saberlo. Y cuando te acordás, la cuenta tiene sus trampas:
- El IPC se publica con rezago. Un ajuste trimestral de octubre no puede usar septiembre, porque el INDEC todavía no lo publicó. Lo que se usa es junio, julio y agosto: lo que está publicado el 1 de octubre. Si en la planilla buscás «el IPC de los últimos tres meses» al día del ajuste, te va a faltar un dato o vas a usar el equivocado.
- El ajuste compone. El aumento de abril va sobre el alquiler que dejó el de enero, no sobre el monto firmado. Una fórmula que apunta al monto original suma error en cada ajuste.
- La fecha se cuenta desde el inicio del contrato. Si un mes cargaste un monto a mano, el próximo ajuste igual cae en el aniversario del contrato, no tres meses después de tu carga.
Cómo darte cuenta: elegí un contrato con dos o más ajustes y rehacé la cuenta desde cero con la calculadora de actualización. Si no da lo mismo, no es ese contrato: es la fórmula.
2. Los punitorios, que nadie calcula igual
El contrato dice «2% mensual a partir del quinto día». Llevar eso en una planilla para cada inquilino, cada mes, con sus días de gracia, es donde la mayoría se rinde y cobra «a ojo» o no cobra.
Y hay un error menos obvio: calcular el interés sobre el saldo de hoy por todos los días de atraso. Mirá este caso, al 3% mensual:
- El inquilino debe $100.000 desde hace un mes. Le corresponden $3.000 de interés.
- Paga $90.000. Le quedan $10.000.
- Si la planilla calcula «saldo actual × días totales», el interés pasa a ser 3% de 10.000: unos $300.
Pagar casi todo le borró el interés que ya había corrido. Lo correcto es por tramos: cada peso devenga mora hasta el día en que se pagó, y lo que queda sigue corriendo. Así se mantienen los $3.000 ya devengados y se suma lo que generen los $10.000 de ahí en más.
3. El pago parcial y a qué mes va
El inquilino debe agosto y septiembre y transfiere $500.000. ¿Qué pagó? En la planilla, depende de quién lo anote. Uno lo pone en septiembre «porque es el mes que vino a pagar», otro en agosto. Los dos dejan la fila de un mes en «pagado» y la otra en cero.
Lo que conviene es una regla fija: se imputa primero a lo más viejo. Agosto completo, y lo que sobre, a septiembre. Así el saldo es una cuenta y no una opinión: da lo mismo lo mire quien lo mire. La columna «pagado: sí/no» es justamente lo que lo impide, porque un pago parcial no es ni sí ni no.
4. La liquidación con varios dueños
Una propiedad con tres hermanos como propietarios. Cobraste $100.000,01 (pasa, con punitorios y centavos). Dividís por tres y redondeás cada parte: $33.333,34 cada uno. Sumá: $100.000,02. Pagaste un centavo que no cobraste.
Un centavo no quiebra a nadie, pero muestra el problema: cada celda redondea por su cuenta y nadie verifica que la suma cierre. Sumale gastos de mantenimiento y un mes donde superan lo cobrado, y la liquidación es la parte más frágil del mes.
Dos reglas que ayudan aunque sigas en Excel:
- La comisión va sobre lo cobrado. Un alquiler impago no te genera comisión todavía.
- Lo que cobrás por cuenta de terceros no comisiona. La municipal o el agua que paga el inquilino pasa por tu cuenta camino al municipio; si entra en el bruto, cobrás comisión sobre plata que no es del propietario ni tuya.
5. Dos monedas en la misma columna
Un propietario tiene una casa alquilada en $800.000 y un local en USD 1.000. Si la columna de «cobrado» los suma, el total dice 801.000. No falla ninguna fórmula: el número está mal y se ve bien.
La solución en la planilla es simple pero hay que sostenerla: una columna de moneda en cada fila, totales separados por moneda, y una liquidación por moneda. El día que alguien agregue una fila sin completar la moneda, el total vuelve a mezclar.
6. El historial que se pisa
Excel guarda el estado de hoy. Si el alquiler pasó de $350.000 a $420.000 y pisaste la celda, ya no sabés desde cuándo rige. Si alguien borró una fila de pago, no queda rastro. Y cuando el inquilino discute la deuda, tenés que mostrarle de qué está hecha.
Lo mínimo: una hoja de montos con fecha de inicio (una fila por cada monto, nunca pisar), una hoja de pagos donde no se borra nada, y el saldo calculado a partir de esas dos, no escrito a mano.
Cuándo el Excel alcanza
Con diez contratos en pesos, un dueño cada uno y una sola persona cargando, una planilla bien armada alcanza. El quiebre suele llegar cuando se juntan dos de estas cosas:
| Señal | Por qué pesa |
|---|---|
| Más de una persona carga pagos | Cada uno imputa a su manera |
| Contratos con índices distintos | Cada mes hay que saber a quién le toca |
| Propiedades con varios propietarios | La liquidación deja de cerrar al centavo |
| Algún contrato en dólares | Los totales mezclan monedas |
| Inquilinos que pagan en partes | El «pagado sí/no» deja de servir |
Si querés dejar de hacer estas cuentas
Habita hace estas seis cosas solo: aplica el ajuste por índice en su fecha, calcula el punitorio por tramos, imputa cada pago a la deuda más vieja, reparte entre cotitulares en partes iguales sin perder el centavo, separa cada liquidación por moneda y guarda el historial de montos y pagos. Y la planilla de Excel que ya tenés se trae desde «Traer tu cartera», con una revisión antes de guardar nada. Probalo 14 días gratis, sin tarjeta.
Si seguís en Excel, estas son gratis y sin cuenta: calculadora de actualización, calculadora de punitorios y generador de recibos.