Cómo pasar tu cartera de alquileres a un sistema
Mudar una cartera da más miedo que trabajo, y el miedo es razonable: un error en la mudanza no se ve el primer día, se ve en la primera liquidación. Esto vale para cualquier sistema.
Primero, de dónde sale cada cosa
Toda cartera tiene tres cosas, y entran en este orden:
- Personas: propietarios, inquilinos, garantes y, si querés, proveedores.
- Propiedades: cada unidad que se alquila, con su dirección y sus propietarios.
- Contratos: atan una propiedad con sus inquilinos, un monto, un día de pago y un índice.
El orden importa porque un contrato apunta a una propiedad y a una persona. Si las dos ya están cargadas, el contrato entra completo. Si no, alguien tiene que decidir qué hacer con él.
Qué preparar
Si venís de una planilla de Excel
Una planilla por cosa: una de personas, una de propiedades, una de contratos. Y una regla: cada columna, un solo dato. «Pérez, Juan - DNI 20.123.456» en una celda son tres datos peleando. Si el sistema nuevo te da una planilla modelo, usá sus encabezados.
Lo que más tiempo ahorra después:
- El documento de cada persona. Es lo que permite reconocerla si la volvés a subir. Sin documento, una segunda carga puede duplicarla.
- La dirección escrita siempre igual. «Av. San Martín 1234 2°B» y «San Martín 1234, 2 B» son la misma propiedad para vos y dos propiedades para una máquina.
- El alquiler de hoy, no el firmado. Reconstruir cinco ajustes de un contrato de 2024 pide todos los coeficientes intermedios. Lo que importa es el monto que se está cobrando ahora y desde cuándo rige; de ahí en adelante ajusta el sistema.
Si venís de otro sistema
Fijate si exporta. Muchos tienen un listado de personas o de contratos que baja a planilla de Excel. Si no exporta nada y lo que tenés son listados en PDF o capturas, un asistente de IA puede armarte la planilla a partir de eso, siempre que le des las columnas exactas y le pidas que no complete lo que falta. Revisá lo que devuelve: el error caro no es el que rebota, es el dato plausible que nadie mira.
Lo incompleto: ¿lo dejás afuera o lo traés?
Es la decisión más importante de la mudanza. Hay dos formas de equivocarse:
- Rechazar la fila. Una persona con el mail mal escrito queda afuera, y con ella el contrato que la nombra. Tenés que volver al archivo, encontrarla, corregirla y subir de nuevo.
- Aceptarla como si estuviera bien. El mail roto queda guardado como si fuera bueno y nadie lo revisa hasta que un aviso rebota.
Lo que funciona mejor es una tercera vía: la fila entra, con lo que vino, marcada como sin completar. Se guarda el mail tal cual, aunque esté mal, porque perderlo obliga a volver al archivo para saber qué había. Y la ficha dice qué le falta, para corregirla ahí, que es donde se corrige cualquier dato cualquier otro día.
Lo único que de verdad no puede entrar es lo que no tiene con qué mostrarse: una persona sin nombre, una propiedad sin calle, o dos filas que dicen ser la misma persona con datos distintos. Elegir una de las dos sería adivinar.
La regla que evita el desastre: un contrato incompleto no mueve plata
Un contrato cuya propiedad todavía no cargaste puede entrar igual, creando esa propiedad sin completar con la dirección que trae. Pero ese contrato entra en borrador: no factura, no manda avisos y no liquida hasta que completes sus fichas y lo actives.
Lo incompleto se ve y se trabaja, pero no le cobra ni le liquida a nadie mientras falte algo.
Contratos vigentes a mitad de camino
Es el punto más delicado. Un contrato que arrancó en marzo de 2025 y lo traés en octubre de 2026 no puede generar diecinueve meses de alquiler, todos vencidos, con intereses y un aviso al inquilino por cada uno. Ya se cobraron en el sistema anterior.
Lo que hace falta es una fecha de corte: desde cuándo factura el sistema nuevo. Lo anterior no existe para él. Lo razonable es el primero del mes que viene.
La deuda que ya existía
El inquilino que hoy te debe $380.000 te los sigue debiendo después de la mudanza. Esa deuda entra como un cargo más, con el saldo de hoy: aparece en su estado de cuenta, el próximo pago la cobra primero por ser lo más viejo, y si la paga en cuotas funciona solo.
Dos detalles que conviene cuidar:
- No le sumes interés encima. Ese saldo puede traer punitorios del sistema anterior adentro. Calcularle mora sobre la mora es cobrar intereses sobre intereses.
- El que está a favor también entra. Si un inquilino adelantó $50.000, entra como un pago sin imputar, que se usa solo apenas aparezca el cargo siguiente.
Lo que no entra es el historial: qué se cobró, cuándo, con qué recibo. Queda en el sistema anterior. Conservá el acceso el tiempo que te diga tu contador.
Antes de guardar, mirá qué va a pasar
Una buena importación te muestra el resultado antes de escribir nada:
| Lo que tenés que ver | Por qué |
|---|---|
| Cuántas se crean y cuántas ya estaban | Si dice «280 nuevas» y vos ya tenías 280, va a duplicar |
| Qué entra sin completar, agrupado por causa | «12 personas sin documento», no 12 líneas sueltas |
| Qué valores toma por defecto | Una comisión heredada en 300 contratos se descubre en la liquidación |
| Qué contratos se ataron a su propiedad por aproximación | Para revisarlos antes de confirmar |
Y una más: que cada contrato lleve el número que tenía en el sistema anterior. Si la carga se corta a la mitad, volver a subir el archivo entero omite los que ya entraron en lugar de duplicarlos.
Después de traer
Revisá personas y propiedades duplicadas antes de activar contratos. Arreglar un duplicado hoy es un rato; dentro de tres meses, con cargos, pagos y liquidaciones colgando, es una tarde.
En Habita
Todo lo de arriba es cómo funciona «Traer tu cartera» en Habita. Te pregunta dónde tenés hoy tu cartera: una planilla de Excel, otro sistema o ningún lado. Si venís de esecure, se conecta con tu usuario, lee sin tocar nada del otro lado y no guarda tu clave. Después son tres pasos: Subir o Conectar, Revisar y Traer. Probalo 14 días gratis, sin tarjeta.