Importar datos

Una inmobiliaria que se muda no llega con la cartera vacía. Llega con propietarios, propiedades y contratos firmados hace años, con alquileres ya ajustados varias veces y con inquilinos que deben plata. Esta sección es cómo entra todo eso.

Por dónde se entra

En Tu inmobiliaria → Importar datos. Lo primero que pregunta es ¿dónde tenés hoy tu cartera?, y hay tres respuestas:

• En otro sistema de gestión. Elegís cuál en el paso siguiente. Si es esecure, Habita se conecta con tu usuario y lee tu cartera; si es otro, te lleva al camino de la planilla con las instrucciones para armarla con un asistente.
• En una planilla de Excel. La subís y te mostramos qué entra antes de guardar.
• En ningún lado todavía. Cargás propiedades, personas y contratos de a uno, desde sus pantallas.

Los dos primeros son un trámite de tres pasos, y la pantalla dice en cuál estás:

1. Conectar (esecure) o Subir (planilla).
2. Revisar: cuántos propietarios, inquilinos, propiedades y contratos vienen, y qué hay que mirar antes de seguir.
3. Traer: personas, propiedades y contratos, en ese orden, cada uno con su botón.

No hay que descargar nada ni volver a subirlo: lo que se conectó o se subió queda en la pantalla y de ahí se trae. Descargar datos, en el mismo menú, es lo contrario —bajar lo que ya está en Habita— y no forma parte de la mudanza.

El orden no es un capricho

Personas, después propiedades, después contratos. Un contrato apunta a una propiedad y a una persona, así que conviene que las dos ya estén: entran con todos sus datos y el contrato queda vigente de una. Por eso en el paso Traer el botón de contratos no aparece hasta que las personas y las propiedades ya están adentro.

Si igual falta alguna, el contrato no se pierde: ver «Lo que entra sin completar», acá abajo.

Lo que entra sin completar

Una fila a la que le falta un dato, o que trae uno que no se puede leer, entra igual: se guarda con lo que vino y queda marcada como sin completar. Arriba de Personas y de Propiedades aparece un aviso —«4 propiedades quedaron sin completar al importar tus datos»— con un enlace que lleva a verlas, y cada fila dice qué le falta. Se completa en su ficha, que es donde esa inmobiliaria corrige un dato cualquier otro día.

Vale también hacia atrás: un contrato que nombra una propiedad que todavía no cargaste crea esa propiedad sin completar, con la dirección que trae el propio archivo, y entra atado a ella. Lo mismo con un inquilino que no exista, mientras el archivo traiga su nombre.

Un contrato así entra en borrador: no factura, no manda avisos y no liquida nada hasta que completes sus fichas y lo actives. Y no se puede activar antes: la pantalla te dice cuáles faltan.

Qué va a pasar, antes de que pase

Antes de traer cada parte, su fila dice qué va a pasar: cuántas personas o propiedades se crean y cuántas ya estaban y se actualizan; en contratos, cuántos son nuevos, cuántos ya se habían importado y se omiten, y cuántos se ataron a su propiedad por la calle. Para los contratos dice además cuántos van a usar el valor por defecto de tu inmobiliaria y para qué campo. Un valor heredado en silencio sobre trescientos contratos se descubre tres meses después, en una liquidación.

Los problemas, agrupados

Lo que hay que mirar no es una línea por cada fila del archivo: es una fila por causa, con la cantidad, qué pasó, si se guardó algo y qué hacer —«223 contratos no encontraron su propiedad. Entran igual, en borrador: completá cada propiedad y después activalos»— y un enlace «Ver los 223 contratos» que abre la lista con el número de fila de cada uno.

Hay tres clases:

• Las que entran sin completar: les falta un dato y se arreglan en la ficha, no en la planilla. Son la mayoría.
• Las que quedan afuera: la fila no se puede guardar de ninguna forma —una persona sin nombre, una propiedad sin calle, un documento o una referencia repetidos dentro del mismo archivo, una dirección que coincide con varias propiedades—. Ésas sí se corrigen en la planilla, y se suben esas filas solas.
• Las que sólo avisan: las filas que esecure tenía a medio cargar y no llegaron a la planilla. No piden nada.

Dos cosas que hacen que la migración no arranque torcida

La fecha de corte. Cada contrato entra con una fecha desde la cual Habita factura, y no emite nada anterior. Sin eso, un contrato firmado en 2024 generaría dos años de alquiler ya cobrado, todo vencido, con intereses corriendo y con un aviso al inquilino por cada mes.

La deuda de hoy. Lo que cada inquilino debe entra como un cargo propio: aparece en el estado de cuenta, un pago se imputa primero contra él por ser el vencimiento más viejo, y se puede pagar en cuotas. El que está adelantado entra como saldo a favor.

Lo que queda en el sistema anterior es el historial: qué se cobró, cuándo y con qué recibo. Acá entra el saldo con el que arrancás, no el libro entero.

De dónde puede venir

• Desde esecure — Habita se conecta con tu usuario, lee tu cartera y la trae en la misma pantalla, sin archivos de por medio.
• Desde una planilla — el formato, y el camino para armarla con un asistente cuando tu sistema anterior no exporta.

Si migrás desde otro sistema y no ves cómo sacar los datos, escribinos: si la pregunta se repite, termina acá.