Cobrar servicios e impuestos aparte del alquiler

Además del alquiler, un contrato suele traer la municipal, el agua, el gas, las expensas o cualquier otro servicio que la inmobiliaria cobra al inquilino o descuenta al propietario. Cada uno se configura una vez en el contrato y después se carga —o se genera solo— mes a mes.

Esto es aparte de los gastos de Mantenimiento: un servicio es un cobro o un descuento fijo del contrato (la boleta de la municipal), no una reparación puntual.

Configurarlo en el contrato

En la ficha del contrato, sección Servicios, Agregar servicio:

• Qué es: municipal, provincial, comercio e industria, energía eléctrica, agua, gas, cable e internet, expensas, u otro con el nombre que quieras ponerle.
• A cargo de quién: inquilino o propietario.
• Moneda: la del contrato o la que corresponda a ese servicio en particular. Un servicio en dólares descontado de una liquidación en pesos —o al revés— es un caso real y no rompe nada: cada uno lleva la suya.
• Distribuidora o proveedor (opcional): EPEC, Aguas Cordobesas, la que sea. Es sólo para que quede anotado, no cambia cómo se cobra.
• Discriminar en el recibo: ver más abajo.
• Importe fijo (opcional): ver más abajo.

Un servicio que no cobrás no se carga: no hay una casilla de "no cobrar" porque, directamente, no hace falta crear el servicio. Y si el impuesto no pasa por la cuenta de tu inmobiliaria —lo paga el propietario por su cuenta y vos no lo tocás— tampoco hace falta cargarlo acá.

Importe fijo, o la planilla del mes

Hay dos maneras de que un servicio tenga importe, y se elige al configurarlo:

Con importe fijo. Cosas como una cochera o un abono que no varía: le ponés el monto una vez y el sistema lo cobra solo, todos los meses, sin que nadie tenga que entrar a cargarlo. Lo vas a seguir viendo en la planilla de Servicios, con el importe ya precargado, así que si hace falta lo podés revisar o corregir antes de que el motor lo emita — sólo deja de aparecer el mes que ya se lo cobró. Si además tildás Actualiza con cada ajuste del alquiler, ese importe sube con el mismo porcentaje o índice que el alquiler cada vez que el contrato se ajusta — sin esa casilla, se queda fijo hasta que lo cambies a mano.

Sin importe fijo. Es el caso de la municipal, el agua o el gas: llega una boleta con un monto distinto cada vez, y alguien tiene que cargarlo. Para eso está la pantalla Servicios (/servicios): elegís el mes y ves una planilla con lo que falta cargar — todos los servicios sin importe fijo de contratos vigentes que todavía no tienen un monto para ese período. Completás importe y vencimiento, y con un solo botón los cargás todos juntos.

Un servicio bimestral —las expensas de un edificio que factura cada dos meses, por ejemplo— no necesita ninguna configuración especial para eso: el mes que no llega la boleta, no lo cargás, y sigue apareciendo en la planilla como pendiente hasta que lo hagas. No hay un mes en el que "corresponda saltearlo": la planilla lista lo que falta, no un calendario fijo.

Una boleta que llega tarde —la de agosto, recién en octubre— se carga igual: en Servicios, volvé el selector de mes a agosto. La planilla te va a mostrar el servicio como pendiente de ese período aunque ya estés en octubre, porque lo que mira es si ya tiene un importe cargado para ese mes puntual, no si el mes ya pasó.

Lo que cobrás no es tuyo

Un servicio a cargo del inquilino —la municipal, el agua— es plata que pasa por tu cuenta camino al municipio o a la distribuidora, no ingreso de la inmobiliaria: no entra a la liquidación del propietario y no forma parte de la base sobre la que se calcula tu comisión. Cobrarle comisión a ese importe y después transferírselo al propietario sería sacar la misma plata del edificio dos veces.

A cargo del propietario

Un servicio a cargo del propietario no genera un cargo al inquilino: se descuenta directamente de la próxima liquidación, igual que un gasto de mantenimiento. Si son varios propietarios del mismo contrato, se reparte en partes iguales entre todos. Y si en un mes el descuento es mayor a lo que le corresponde cobrar, la liquidación nunca queda en negativo: lo que sobra se arrastra y se descuenta de la liquidación siguiente.

Discriminado en recibo

Es la casilla Discriminar en el recibo, y sólo cambia cómo se ve el recibo del inquilino, no cuánto paga:

• Prendida (lo que trae por defecto): el servicio aparece como su propia línea en el recibo, separado del alquiler.
• Apagada: el importe se suma al renglón del alquiler y no aparece aparte. Sirve para los contratos donde el papel tiene que mostrar un solo número.

El total del recibo es idéntico en los dos casos — es sólo cómo se lo listás. En el estado de cuenta (Cobranzas → la ficha del inquilino) siempre aparece cada servicio por separado, discriminado o no: ahí el inquilino tiene que poder ver de qué está hecha la deuda.