Importar personas, propiedades y contratos desde una planilla

Se importan personas, propiedades y contratos, en ese orden: un contrato apunta a una propiedad y a sus inquilinos, así que tienen que existir antes. Si ya los cargaste — a mano o importándolos —, no hace falta volver a subirlos para cargar los contratos.

Los contratos no siempre entraron por acá: cargarlos a ciegas generaba deuda mal calculada, que después había que ir a buscar contrato por contrato. La sección de más abajo es justamente cómo se resolvió eso.

El camino corto: exportá primero

Para personas y propiedades, en Datos → Exportar bajás el archivo aunque esté vacío. Ese archivo es la plantilla: tiene las columnas con los nombres que el importador espera y en el orden que espera. Completás las filas y lo volvés a subir.

Sirve también para actualizar en lote: el importador busca a cada persona por su documento y a cada propiedad por su dirección. Si ya existe, actualiza en vez de duplicar.

En personas hay tres columnas de rol: propietario, inquilino y proveedor. Son independientes, así que una misma persona puede ser inquilino y proveedor a la vez — el plomero que además alquila entra una sola vez, con los dos roles. Por eso entran acá también los proveedores de mantenimiento: son personas con un rol, no una agenda aparte.

Si tu sistema anterior no exporta

Es el caso común: no hay CSV que bajar y lo que tenés son listados en PDF, capturas de pantalla o la planilla que lleva el contador aparte. En Datos → Importar hay un botón Copiar instrucciones: copia las reglas exactas del formato que corresponda a lo que elegiste importar —las columnas, los valores permitidos, las provincias escritas como las espera el sistema— para pegarlas en un asistente de IA junto con lo que tengas. El asistente devuelve el CSV y vos lo subís acá.

Dos cosas que valen la pena saber:

• El asistente arma el archivo, no carga los datos. Es una salida sola en vez de una carga por fila, así que una cartera de doscientas propiedades o trescientos contratos entra igual.
• Nada se salta la revisión. El archivo que devuelva pasa por la misma simulación que cualquier otro: si inventó una provincia o rompió una fecha, sale con el número de fila antes de que se guarde nada.

Las instrucciones le piden explícitamente que no complete lo que falta. Aun así, revisá el resultado: el error caro no es el que la validación rechaza, es el dato plausible que nadie mira.

Si conectaste tu asistente al servidor MCP, no hace falta el botón ni bajar el archivo: el tool import_csv recibe el CSV directamente, y también simula primero.

El formato, y por qué es así

• Separador ; y BOM UTF-8. Es lo que hace que Excel en español lo abra en columnas y no todo apretado en la primera, y que los acentos no salgan rotos.
• El importador detecta el separador de tu archivo en vez de aceptar los dos a la vez. Aceptar ; y , juntos partiría al medio cualquier dirección con coma.
• Si armás el archivo en Google Sheets, descargalo como CSV y abrilo una vez en Excel para confirmar que se ve en columnas antes de subirlo.

Qué pasa al subirlo

Se valida el archivo entero antes de escribir una sola fila. Si hay un error, no se importa nada: no queda media planilla adentro y la otra mitad afuera, que es la situación imposible de desenredar. En contratos esto incluye también verificar que la propiedad y los inquilinos ya existan y que ninguna fila choque con un contrato vigente: un problema en cualquiera de esas verificaciones cancela el archivo entero, no sólo esa fila.

Los errores nombran la columna del CSV, no el campo interno del sistema, y te dicen el número de fila. Los más comunes:

• Un documento repetido dentro del mismo archivo.
• Una fecha en un formato que no es AAAA-MM-DD.
• Una provincia escrita distinto en dos filas.
• Una columna obligatoria vacía.

Corregís esas filas y volvés a subir el archivo completo. No hay que sacar las que ya estaban bien.

Contratos: lo que hay que saber antes de migrar una cartera

El corte de facturación

Un contrato importado trae su vigencia real, a veces de años atrás — pero Habita no factura desde ahí. Cada fila tiene una columna facturar_desde: desde esa fecha el sistema empieza a emitir alquiler, y nada anterior. Sin ella, un contrato firmado en 2024 generaría dos años de alquiler que el inquilino ya pagó, todos vencidos, con punitorios encima y un aviso de vencimiento por cada uno. Vacía, el corte es el primero del mes que viene.

La deuda entra como un cargo más

Lo que el inquilino debe hoy no es una columna aparte: entra como un cargo, igual que cualquier otro. Por eso aparece en su estado de cuenta, la imputación FIFO lo cobra primero por ser el vencimiento más viejo, y si lo paga en cuotas eso funciona solo. Un inquilino que está a favor —pagó de más, o adelantó— entra como un pago sin imputar, que es como el sistema ya representa un crédito.

El monto es el alquiler de hoy, no el original

La columna monto pide el alquiler vigente hoy, ya ajustado — no el que se firmó. Reconstruir el historial de ajustes de un contrato de 2023 necesitaría todos los coeficientes intermedios, y el número que resulte no es el que las dos partes acordaron. Entra el que se está cobrando ahora, con su fecha, y de ahí en adelante Habita ajusta sola.

Lo que no cargás, lo completa el default de tu inmobiliaria

Comisión, interés por mora, días de gracia y depósito son opcionales. Comisión, interés y días de gracia vacíos toman el default configurado para tu inmobiliaria — el mismo que ya usa un contrato cargado a mano. La pantalla de revisión, antes de escribir nada, te dice cuántos contratos y de qué campo quedaron así: un valor heredado en silencio sobre trescientos contratos es justo la clase de cosa que se descubre recién en una liquidación. El depósito vacío entra en cero: es informativo, no genera cargos, y no hace falta cargarlo si no lo tenés a mano.

La columna referencia hace la importación repetible

Es el id de ese contrato en el sistema del que te mudás. Con ella, volver a subir el mismo archivo —por ejemplo porque se cortó a mitad de camino— no duplica nada: la fila con una referencia ya importada se omite. Sin referencia, la fila siempre crea un contrato nuevo, así que no conviene subirla dos veces.

Una propiedad no puede tener dos contratos vigentes

Si una fila se superpone en fechas con un contrato ya activo sobre esa propiedad —o con otra fila del mismo archivo—, es un error como cualquier otro: cancela la importación completa, no sólo esa fila.

Después de importar

Revisá el listado de personas y propiedades antes de cargar contratos: es mucho más barato arreglar una persona duplicada ahora que después de que tenga cargos, pagos y liquidaciones colgando.