Importar datos desde una planilla

Se traen personas, propiedades y contratos, en ese orden: un contrato apunta a una propiedad y a sus inquilinos, así que tienen que existir antes. Si ya los cargaste — a mano o trayéndolos antes —, no hace falta volver a subirlos para cargar los contratos.

Los contratos no siempre entraron por acá: cargarlos a ciegas generaba deuda mal calculada, que después había que ir a buscar contrato por contrato. La sección de más abajo es justamente cómo se resolvió eso.

El camino en la pantalla

En Tu inmobiliaria → Importar datos, a «¿Dónde tenés hoy tu cartera?» contestás En una planilla de Excel. Si contestaste «En otro sistema de gestión» y el tuyo no es esecure, elegís «Otro» y llegás al mismo lugar. De ahí son tres pasos:

1. Subir. Tres archivos, uno por cosa —personas, propiedades, contratos— y alcanza con uno. Al lado, «Qué columnas lee cada uno» y el botón para copiar las instrucciones para un asistente.
2. Revisar. Cuántas filas trae cada archivo y, si algo está mal, qué —agrupado por causa, no fila por fila—. Con un problema que frena no se puede continuar: se corrige el archivo y se vuelve a subir.
3. Traer. Una fila por archivo, en orden. Cada una dice antes cuántas se crean y cuántas ya estaban y se actualizan, y tiene su botón: «Traer personas», «Traer propiedades», «Traer contratos». El de contratos aparece recién cuando las personas y las propiedades que subiste ya están adentro.

Nada se descarga y nada se vuelve a subir: los archivos quedan en la pantalla hasta que se traen.

El camino corto: descargá primero

Para personas y propiedades, en Tu inmobiliaria → Descargar datos bajás el archivo aunque esté vacío. Ese archivo es la plantilla: tiene las columnas con los nombres que el importador espera y en el orden que espera. Completás las filas y lo subís en Importar datos.

Sirve también para actualizar en lote: el importador busca a cada persona por su documento y a cada propiedad por su dirección. Si ya existe, actualiza en vez de duplicar, y el paso Traer te lo dice antes de guardar: «280 ya estaban y 13 son nuevas».

En personas hay tres columnas de rol: propietario, inquilino y proveedor. Son independientes, así que una misma persona puede ser inquilino y proveedor a la vez — el plomero que además alquila entra una sola vez, con los dos roles. Por eso entran acá también los proveedores de mantenimiento: son personas con un rol, no una agenda aparte.

Si tu sistema anterior no exporta

Es el caso común: no hay CSV que bajar y lo que tenés son listados en PDF, capturas de pantalla o la planilla que lleva el contador aparte. En el paso Subir hay un botón Copiar instrucciones para un asistente: copia las reglas exactas del formato de cada archivo —las columnas, los valores permitidos, las provincias escritas como las espera el sistema— para pegarlas en un asistente de IA junto con lo que tengas. El asistente devuelve el CSV y vos lo subís acá.

Dos cosas que valen la pena saber:

• El asistente arma el archivo, no carga los datos. Es una salida sola en vez de una carga por fila, así que una cartera de doscientas propiedades o trescientos contratos entra igual.
• Nada se salta la revisión. El archivo que devuelva pasa por la misma simulación que cualquier otro: si inventó una provincia o rompió una fecha, sale con el número de fila antes de que se guarde nada.

Las instrucciones le piden explícitamente que no complete lo que falta. Aun así, revisá el resultado: el error caro no es el que la validación rechaza, es el dato plausible que nadie mira.

Si conectaste tu asistente al servidor MCP, no hace falta el botón ni bajar el archivo: el tool import_csv recibe el CSV directamente, y también simula primero.

El formato, y por qué es así

• Separador ; y BOM UTF-8. Es lo que hace que Excel en español lo abra en columnas y no todo apretado en la primera, y que los acentos no salgan rotos.
• El importador detecta el separador de tu archivo en vez de aceptar los dos a la vez. Aceptar ; y , juntos partiría al medio cualquier dirección con coma.
• Si armás el archivo en Google Sheets, descargalo como CSV y abrilo una vez en Excel para confirmar que se ve en columnas antes de subirlo.

Qué pasa al subirlo

Una fila con un problema no frena a las demás. Y casi ninguna queda afuera: a la que le falta un dato o trae uno que no se puede leer se le guarda lo que vino y queda marcada como sin completar, para arreglarla en su ficha. Ver Lo que entra sin completar.

Los problemas se muestran agrupados por causa: «12 personas tienen el documento repetido», con el enlace «Ver las 12 personas» que abre la lista con el número de fila de cada una. Cada mensaje nombra la columna del CSV, no el campo interno del sistema.

Lo que entra sin completar:

• Un documento que no pasa el dígito verificador, o un mail mal escrito. Se guarda tal como vino: perderlo te obligaría a volver al archivo para saber qué había que corregir.
• Una provincia escrita distinto, o vacía.
• Ambientes o superficie que no son números: la ficha entra sin ellos.
• Una persona que sólo tiene nombre.

Lo que sí queda afuera, y se corrige en la planilla:

• Una persona sin nombre, o una propiedad sin calle: no hay ficha que mostrar.
• Un documento, o una referencia de contrato, repetidos dentro del mismo archivo: dos filas peleando por la misma ficha, y elegir una sería adivinar.
• Un contrato sin fecha, sin moneda o sin día de pago: son los datos con los que se factura.
• Un contrato cuya dirección coincide con varias propiedades tuyas: hay que decir cuál con la columna propiedad_unidad.

Corregís esas filas y subís sólo esas. Si son contratos, fijate que lleven referencia: es lo que hace que volver a subir el archivo entero no duplique nada.

Contratos: lo que hay que saber antes de migrar una cartera

El corte de facturación

Un contrato importado trae su vigencia real, a veces de años atrás — pero Habita no factura desde ahí. Cada fila tiene una columna facturar_desde: desde esa fecha el sistema empieza a emitir alquiler, y nada anterior. Sin ella, un contrato firmado en 2024 generaría dos años de alquiler que el inquilino ya pagó, todos vencidos, con punitorios encima y un aviso de vencimiento por cada uno. Vacía, el corte es el primero del mes que viene.

La deuda entra como un cargo más

Lo que el inquilino debe hoy no es una columna aparte: entra como un cargo, igual que cualquier otro. Por eso aparece en su estado de cuenta, la imputación FIFO lo cobra primero por ser el vencimiento más viejo, y si lo paga en cuotas eso funciona solo. Un inquilino que está a favor —pagó de más, o adelantó— entra como un pago sin imputar, que es como el sistema ya representa un crédito.

El monto es el alquiler de hoy, no el original

La columna monto pide el alquiler vigente hoy, ya ajustado — no el que se firmó. Reconstruir el historial de ajustes de un contrato de 2023 necesitaría todos los coeficientes intermedios, y el número que resulte no es el que las dos partes acordaron. Entra el que se está cobrando ahora, con su fecha, y de ahí en adelante Habita ajusta sola.

Lo que no cargás, lo completa el default de tu inmobiliaria

Comisión, interés por mora, días de gracia y depósito son opcionales. Comisión, interés y días de gracia vacíos toman el default configurado para tu inmobiliaria — el mismo que ya usa un contrato cargado a mano. La fila de contratos del paso Traer, antes de escribir nada, te dice cuántos contratos y de qué campo quedaron así: un valor heredado en silencio sobre trescientos contratos es justo la clase de cosa que se descubre recién en una liquidación. El depósito vacío entra en cero: es informativo, no genera cargos, y no hace falta cargarlo si no lo tenés a mano.

La columna referencia hace la importación repetible

Es el id de ese contrato en el sistema del que te mudás. Con ella, volver a subir el mismo archivo —por ejemplo porque se cortó a mitad de camino— no duplica nada: la fila con una referencia ya importada se omite, y la fila de contratos dice cuántas. Sin referencia, la fila siempre crea un contrato nuevo, así que no conviene subirla dos veces.

Cómo encuentra la propiedad de cada contrato

Por calle, unidad y localidad, sin mirar mayúsculas. Si no hay una igual pero tu inmobiliaria tiene una sola propiedad en esa calle y localidad, el contrato se ata a ésa aunque la unidad esté escrita distinto: pasa cuando las propiedades se cargaron antes por otro camino. La fila de contratos te dice cuántos entraron así, para que los mires antes de confirmar.

Si hay varias propiedades en esa calle y ninguna con esa unidad, no elige: te las lista y completás propiedad_unidad con la que corresponde.

Una propiedad no puede tener dos contratos vigentes

Si una fila se superpone en fechas con un contrato ya activo sobre esa propiedad —o con otra fila del mismo archivo—, es un error como cualquier otro: cancela la importación completa, no sólo esa fila.

Después de traer

Revisá el listado de personas y propiedades antes de cargar contratos: es mucho más barato arreglar una persona duplicada ahora que después de que tenga cargos, pagos y liquidaciones colgando.